Vous utilisez une adresse mail email professionnelle (gratuite) comme contact@gmail.com, johndoe@laposte.net, lapetitecacahuete@outlook.com, johndunord@msn.com, gaminghero@live.com, jdoe@free.fr, doejohn@wanadoo.fr, johnthebest@orange.fr, contact-entreprise-doe@sfr.fr, etc. ?
Alors, vous avez un problème !
Il est un adage dans le milieu informatique, qu’il faut garder à l’esprit : quand le service est gratuit, c’est vous le produit !
L’utilisation de services gratuits tels GMAIL, MICROSOFT (outlook, msn, live), LAPOSTE que pour l’utilisation d’adresses email à usage professionnelles telles que peut poser plusieurs problèmes, découvrons-les ensemble.
Comprendre le fonctionne d’une adresse email
Une adresse email utilise deux services à minima. Le premier est le service de nom de domaine (ce qui est après le “@”), et le second le service de messagerie (les machines qui travaillent pour envoyer, recevoir, stocker et traiter les emails).
De manière ultra-synthétique, un service de messagerie, c’est un ordinateur spécial (ou un groupe) qui fait fonctionner les emails (envoi, réception, stockage, traitement), un peu comme une poste pour le courrier papier.
Nativement, ce service de messagerie est joignable par une adresse IP. C’est une suite de quatre groupes de chiffres entrecoupés de points (par exemple 52.95.116.113 est une des adresses IP de la société AMAZON). Mémoriser au quotidien les adresses IP pour contacter par email ou visiter un site internet est difficilement lisible pour l’Homme. Nous avons donc inventé la notion de nom de domaine.
Le nom de domaine est l’adresse lisible par l’Homme qui permet de trouver facilement un site internet, comme google.fr ou datigard.com. C’est un peu comme l’adresse postale d’une maison : il sert à indiquer où se rendre pour accéder à un contenu en ligne. Un nom de domaine, c’est l’adresse “facile à retenir” par l’Homme.
Prenons l’exemple de l’adresse email fictive contact-entreprise-datigard@gmail.com. Le service de nom de domaine est gmail.com, qui redirige vers une des machines de Google.
D’accord, mais quel est le problème d’utiliser un service de messagerie gratuit ?
Les points bloquants d’un service de messagerie gratuit
Image et crédibilité
Un service de messagerie gratuit fournit par votre opérateur (ORANGE, SFR, BOUYGUES TELECOM, FREE, etc.), ou d’autres hébergeurs comme LAPOSTE ou PROTON est destiné à un usage personnel. L’utilisation dans le cadre professionnel démontre un comportement amateur, un manque de compréhension des outils du numérique. Cela a donc un impact direct sur la perception de votre entreprise par le reste du monde, et donne une image peu fiable. Ce comportement reflète un niveau de sérieux et de professionnalisme discutable, qui n’inspire pas confiance aux clients, partenaires et fournisseurs.
Personnalisation et branding
Lors de vos nombreuses communications par email, votre adresse email est utilisée et diffusée. Vous perdez l’occasion de mettre en valeur votre image, votre société, comme vu ci-dessus, et également de faire de la communication positive pour votre entreprise.
Propriété et contrôle
Il faut être pragmatique. Si vous n’avez pas votre propre service de messagerie, vous n’avez aucun contrôle sur les données qui sont stockées (dans vos emails) et leur utilisation. Principalement face aux sociétés américaines sous le joug du Patriot Act (droit de regard sur les données par le gouvernement américain sur les sociétés américaines ou sur le sol américain). Votre hébergeur (gratuit) reste propriétaire des adresses emails et des données.
Comme le nom de domaine n’est pas le vôtre, vous n’avez aucune possibilité de personnalisation. Vous êtes dépendants des services de l’hébergeur, qui sont souvent limités, car gratuits. Vous êtes enfermés et à sa merci. Vous perdez la possibilité des comptes email des collaborateurs, de leur contrôle et de leur accès.
Sécurité et fonctionnalités
Des services d’hébergement gratuits posent des questions sur la sécurité d’accès et de contrôle au quotidien, fondamentalement sur la transmission de pièces jointes compromises. Mais également sur des mécaniques atypiques de sécurité si vous travaillez avec des outils de partenaires ou de fournisseurs, ou des outils d’automatisation en interne, ou avec des partenaires qui vous imposent des normes de sécurité comme ORANGE CYBERDÉFENSE.
Les règles de filtrage pour les spams sont aujourd’hui très sévères, et vous bloqueront l’accès à des destinataires qui utilisent des protections avancées systématiquement, on parle de problématique de dérivabilité. Vous pouvez perdre des contrats et du business inutilement.
Conformité aux règlementations
Soyons clair, vous devez être aujourd’hui conforme aux règlementations comme la RGPD ou NIS2. Les solutions de messagerie gratuites n’y répondent clairement pas. Le principal point bloquant est le stockage des données, son contrôle, son accès, sa traçabilité.
Gestion au quotidien
Clairement, au quotidien, un hébergement gratuit comme mon-entreprise-x@gmail.com ne permet pas de gérer des collaborateurs, de traiter les emails au quotidien, de permettre une correspondance personnalisée. Il manque toute une couche d’outils pour les adresses email partagées ou dédiées afin de vous rendre plus productif et faciliter la collaboration.
Alors que faire ?
Utiliser une adresse e-mail professionnelle avec votre propre domaine (pour quelques euros par an) est un investissement minime qui apporte des avantages majeurs en termes de crédibilité, sécurité et de gestion.
Il existe une grande variété de solutions et de manière de fonctionner.
DATIGARD accompagne les TPE et PME pour mettre en place un service de messagerie adaptée à vos besoins et à votre budget:
- Choix, réservation et gestion de votre nom de domaine personnalisé.
- Choix du service de messagerie (local, cloud, externalisé, etc.).
- Choix des solutions de collaboration.
- Configuration et sécurisation du service de messagerie.
- Gestion au quotidien.
- Interconnexion avec vos outils existants.
Alors, convaincus ? On peut vous accompagner.
